Database, Sistem Informasi Manajemen, dan Sistem Penunjang Keputusan

1. Database

Database atau basis data adalah kumpulan data yang disimpan secara sistematis di dalam komputer dan dapat diolah atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak (program aplikasi) untuk menghasilkan informasi. Pendefinisian basis data meliputi spesifikasi berupa tipe data, struktur, dan juga batasan-batasan data yang akan disimpan. Basis data merupakan aspek yang sangat penting dalam sistem informasi dimana basis data merupakan gudang penyimpanan data yang akan diolah lebih lanjut. Basis data menjadi penting karena dapat menghidari duplikasi data, hubungan antar data yang tidak jelas, organisasi data, dan juga update yang rumit.

Dilihat dari jenisnya, basis data dibagi menjadi dua yaitu:

• Basis data flat-file. Basis data flat-file ideal untuk data berukuran kecil dan dapat dirubah dengan mudah. Pada dasarnya, mereka tersusun dari sekumpulan string dalam satu atau lebih file yang dapat diurai untuk mendapatkan informasi yang disimpan. Basis data flat-file baik digunakan untuk menyimpan daftar atau data yang sederhana dan dalam jumlah kecil. Basis data flat-file akan menjadi sangat rumit apabila digunakan untuk menyimpan data dengan struktur kompleks walaupun dimungkinkan pula untuk menyimpan data semacam itu. Salah satu masalah menggunakan basis data jenis ini adalah rentan pada korupsi data karena tidak adanya penguncian yang melekat ketika data digunakan atau dimodifikasi.

• Basis data relasional. Basis data ini mempunyai struktur yang lebih logis terkait cara penyimpanan. Kata "relasional" berasal dari kenyataan bahwa tabel-tabel yang berada di basis data dapat dihubungkan satu dengan lainnya. Basis data relasional menggunakan sekumpulan tabel dua dimensi yang masing-masing tabel tersusun atas baris (tupel) dan kolom (atribut). Untuk membuat hubungan antara dua atau lebih tabel, digunakan key (atribut kunci) yaitu primary key di salah satu tabel dan foreign key di tabel yang lain. Saat ini, basis data relasional menjadi pilihan karena keunggulannya. Beberapa kelemahan yang mungkin dirasakan untuk basis data jenis ini adalah implementasi yang lebih sulit untuk  data dalam jumlah besar dengan tingkat kompleksitasnya yang tinggi dan proses pencarian informasi yang lebih lambat karena perlu menghubungkan tabel-tabel terlebih dahulu apabila datanya tersebar di beberapa tabel. 

Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan informasi bagi para pemakai. Penerapan database dalam sistem informasi disebut dengan database system. Sistem database adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Databse terdiri dari data yang akan digunakan atau diperuntukkan terhadap banyak user, dari masing-masing user akan menggunakan data tersebut sesuai dengan tugas dan fungsinya. 

Adapun hierarki data adalah: 

• Database adalah kumpulan dari beberapa file atau tabel yang saling berhubungan antara file yang satu dengan yang lainnya.
• File adalah kumpulan dari record yang saling berkaitan dan memiliki format field yang sama dan sejenis.
• Record adalah kumpulan dari field yang menggambarkan satu unit data individu tertentu. 
• Field adalah suatu atribut dari record yang menunjukkan suatu item dari sebuah field. 
• Byte adalah atribut dari field yang berupa karakter yang membentuk nilai dari sebuah field.Bit adalah bagian terkecil dari data secara keseluruhan, yaitu berupa karakter ASCII nol atau satu yang merupakan komponen byte.

Tujuan Database

    Setiap manajemen dalam merancang dan menyusun database harus mempunyai tujuan, yaitu:

• Membuat agar user mudah mendapatkan data  
• Menyediakan tempat penyimpanan data yang relevan 
• Menghapus data yang berlebihan 
• Melindungi data dari kerusakan fisik 
• Memungkinkan perkembangan lebih lanjut di dalam sistem database.

Manfaat Database

 

a.    Sebagai komponen utama dalam system informasi, karena merupakan dasar dalam menyediakan informasi

b.   Menentukan kualitas informasi, yaitu cepat, akurat dan relevan.

c.   Mengatasi kerangkapan data

d.   Menghindari terjadinya inkonsistensi data

e.   Mengatasi kesulitan dalam mengakses data

f.   Menyusun format yang standar dari sebuah data

g.   Penggunaan oleh banyak pemakai

h.   Melakukan perlindungan den pengamatan data

Keuntungan Database

Adapun keuntungan database terhadap sistem pemrosesan adalah:

a.      Kemubajiran data terkurangi

b.      Integritas data dapat selalu terjaga.

c.      Berbagai data dapat selalu dilakukan oleh setiap user.

d.      Penggunaan data lebih mudah.

e.      Konsistensi data dapat selalu terjaga. 

Manfaat dalam Psikologi

Dalam bidang psikologi, khususnya pada bidang Psikologi Industri dan Organisasi penggunaan database sangatlah dibutuhkan agar dapat memudahkan pihak HRD untuk melihat atau mengecek data-data yang diperlukan dari seorang pegawai atau calon pegawai diantara banyak pegawai yang ada.

Dalam database terdapat istilah “attribute” Sebutan untuk mewakili sebuah entity (Suatu kumpulan orang, tempat, kejadian, aktifitas atau bagian yang terdapat dalam sebuah organisasi atau informasi yang akan direkam). Misalkan, seorang mahasiswa atau siswa dapat dilihat atributnya, misalnya npm, nama, alamat, hobby dan lain-lain. Atribute juga disebut data elemen, data field atau data item. Ini juga merupakan salah satu pemanfaatan data base untuk lingkup Psikologi, karena salah satu bidang profesi Psikologi adalah School Psychologist, misalkan pada suatu organisasi pendidikan terdapat siswa yang sedang mengalami masalah sering terlambat datang kesekolah, maka tugas seorang psikolog adalah mengetahui data awal siswa tersebut yang dimiliki sekolah, setelah itu baru dapat memikirkan langkah atau treatment apa yang baik digunakan. Dan masih banyak lagi pemanfaatan yang dapat dirasakan dengan penggunaan data base lainnya, dalam bidang Psikologi maupun bidang lainnya.

 

2. Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sebuah bidang yang mulai berkembang sejak tahun 1960an. Walau tidak terdapat konsensus tunggal, secara umum SIM didefinisikan sebagai sistem yang menyediakan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, serta pengambilan keputusan sebuah organisasi. SIM juga dikenal dengan ungkapan lainnya seperti: “Sistem Informasi”, “Sistem Pemrosesan Informasi”, “Sistem Informasi dan Pengambil Keputusan”. SIM menggambarkan suatu unit atau badan yang khusus bertugas untuk mengumpulkan berita dan memprosesnya menjadi informasi untuk keperluan manajerial organisasi dengan memakai prinsip sistem. Dikatakan memakai prinsip sistem karena berita yang tersebar dalam pelbagai bentuknya dikumpulkan, disimpan serta diolah dan diproses oleh satu badan yang kemudian dirumuskan menjadi suatu informasi.

Sistem Informasi Manajemen kini tidak lagi berkembang dalam bidang usaha saja, tapi sudah digunakan dalam berbagai bidang, dari mulai pendidikan, kedokteran, indistri, dan masih banyak lagi. Ini menandakan bahwa Informasi yang akurat dan cepat dibutuhkan di berbagai bidang.

Ada banyak teknologi yang mendukung SIM baik secara online atau offline. Tapi dasar dari aplikasi yang digunakan pada Sistem Informasi Manajemen adalah aplikasi database. Sistem ini harus mampu mengolah data yang dikumpulkan pada database menjadi sebuah produk informasi yang dibutuhkan penggunanya. Sistem ini juga harus bisa membagi informasi yang diproduksinya menjadi beberapa tingkatan, sehingga setiap tingkatan hanya mendapatkan informasi yang mereka butuhkan.

Pada sebuah Instansi, manajemen selalu terlibat dalam serangkaian proses manajerial, yang pada intinya berkisar pada penentuan: tujuan dan sasaran, perumusan strategi, perencanaan, penentuan program kerja, pengorganisasian, penggerakan sumber daya manusia, pemantauan kegiatan operasional, pengawasan, penilaian, serta penciptaan dan penggunaan sistem umpan balik. Masing-masing tahap dalam proses tersebut pasti memerlukan berbagai jenis informasi dalam pelaksanaannya.

Manfaat Sistem Informasi Manajemen yaitu :

1.      SIM memberikan dukungan dalam pengumpulan informasi atau perancangan rangkaian alternatif tindakan, memutuskan untuk memilih tindakan yang terbaik dari alternatif yang tersedia dan melaksanakan pilihan dan mengawasi hasil kegiatan.

2.      Sistem informasi manajemen dapat digunakan secara efektif untuk mendukung setiap tingkatan pada proses pengambilan keptusan dan dapat digunakan juga memperoleh dan menyimpan informasi yang berkaitan dengan masalah standar dan situasi sekarang.

3.      SIM ini juga sangat membantu untuk mereleasasikan keputusan dalam tindakan dan mengawasi tindakan serta memberikan umpan balik yang berkaitan dengan hasilnya.

Sistem informasi mempunyai 3 tugas utama dalam sebuah organisasi, yaitu: 1) Mendukung kegiatan-kegiatan usaha/operasional, 2) Mendukung pengambilan keputusan manajemen dan 3) Mendukung persaingan keuntungan strategis. Hasil dari aktivitas pemecahan masalah adalah  solusi. Memikirkan masalah sebagai sesuatu hal yang selalu buruk adalah suatu hal yang mudah untuk dilakukan, karena kita jarang mengartikan frase mengambil keuntungan dari sebuah situasi sama halnya dengan kita mengartikan frase memperbaiki sebuah situasi yang buruk.

Selama proses pemecahan masalah, manajer akan terlibat dalam pengambilan keputusan, yaitu tindakan memilih alternatif  tindakan.  Keputusan adalah tindakan tertentu yang di pilih. Biasanya pemecahan masalah akan membutuhkan beberapa keputusan.

3. Sistem Penunjang Keputusan

Sistem Pendukung Keputusan (SPK) atau Decision Support System (DSS) adalah sebuah sistem yang mampu memberikan kemampuan pemecahan masalah maupun kemampuan pengkomunikasian untuk masalah dengan kondisi semi terstruktur dan tak terstruktur. Sistem ini digunakan untuk membantu pengambilan keputusan dalam situasi semi terstruktur dan situasi yang tidak terstruktur, dimana tak seorangpun tahu secara pasti bagaimana keputusan seharusnya dibuat (Turban, 2001).

SPK bertujuan untuk menyediakan informasi, membimbing, memberikan prediksi serta mengarahkan kepada pengguna informasi agar dapat melakukan pengambilan keputusan dengan lebih baik.

SPK merupakan implementasi teori-teori pengambilan keputusan yang telah diperkenalkan oleh ilmu-ilmu seperti operation research dan menegement science, hanya bedanya adalah bahwa jika dahulu untuk mencari penyelesaian masalah yang dihadapi harus dilakukan perhitungan iterasi secara manual (biasanya untuk mencari nilai minimum, maksimum, atau optimum), saat ini computer PC telah menawarkan kemampuannya untuk menyelesaikan persoalan yang sama dalam waktu relatif singkat.

Secara umum Sistem Pendukung Keputusan dibangun oleh tiga komponen besar yaitu database Management, Model Base dan Software System/User Interface. Komponen SPK tersebut dapat digambarkan seperti gambar di bawah ini.

Manfaat Sistem Pendukung Keputusan 

SPK dapat memberikan berbagai manfaat dan keuntungan. Manfaat yang dapat diambil dari SPK adalah :

1. SPK memperluas kemampuan pengambil keputusan dalam memproses data / informasi bagi pemakainya. 
2. SPK membantu pengambil keputusan untuk memecahkan masalah terutama barbagai masalah yang sangat kompleks dan tidak terstruktur. 
3. SPK dapat menghasilkan solusi dengan lebih cepat serta hasilnya dapat diandalkan. 
4. Walaupun suatu SPK mungkin saja tidak mampu memecahkan masalah yang dihadapi oleh pengambil keputusan, namun dia dapat menjadi stimulan bagi pengambil keputusan dalam memahami persoalannya,karena mampu menyajikan berbagai alternatif pemecahan.

Sumber:

http://www.termasmedia.com/65-pengertian/69-pengertian-database.html

http://khoiruun.blogspot.com/2013/01/peran-database-dan-dbms-dalam.html 

http://www.sentranet.co.id/component/content/article/46-ict-world/93-apa-itu-sistem-informasi-manajemen.html

Turban , Efraim & Aronson, Jay E. 2001. Decision Support Systems and Intelligent Systems. 6th edition. Prentice Hall: Upper Saddle River, NJ.